4.1. Procedure di controllo interno

Va preliminarmente osservato che il ricorso ad Internet da parte delle compagnie di assicurazione quale tecnica di vendita diretta dei prodotti richiede che la compagnia assuma preventivamente la piena responsabilità dell’attività posta in essere dai soggetti materialmente addetti alla gestione del sito web e/o all’interazione tramite posta elettronica (e-mail).

Le compagnie autorizzate - vista la novità e la delicatezza dell’applicazione della tecnica in esame al settore assicurativo - dovranno dotarsi di procedure di controllo interno (art. 20, comma 4, d.lgs. 174/95 e art. 21, comma 4, d.lgs. 175/95) adeguate a garantire, oltre al soddisfacimento di tutte le esigenze richiamate nella presente circolare, anche la ricostruzione, a posteriori, delle modalità, dei tempi e delle caratteristiche delle interazioni poste in essere dagli addetti alla funzione.

Le stesse imprese effettueranno - in base, ad esempio, a campionamenti - periodici e sistematici controlli sulla completezza e sulla regolarità delle comunicazioni e dei documenti (note informative, proposte, polizze, quietanze, certificati, contrassegni, etc.) effettivamente pervenuti al contraente.

In ogni caso, le compagnie porranno attenzione affinché tutte le iniziative di distribuzione dei propri prodotti su Internet - attuate direttamente, ovvero per il tramite di agenzie in gestione libera (v. punto 5) - contemplino modalità di pagamento dei premi idonee a conferire il maggior grado possibile di certezza, sicurezza e riservatezza ai versamenti effettuati dai contraenti.